Obligación de conservar las facturas

Ejemplos de registros contables

El tiempo que debe conservar un documento depende de la acción, el gasto o el acontecimiento que registre el documento. Por lo general, debe conservar los registros que respaldan una partida de ingresos, una deducción o un crédito que aparece en su declaración de impuestos hasta que se agote el plazo de prescripción de esa declaración.

Por lo general, conserve los registros relativos a los bienes hasta que expire el plazo de prescripción correspondiente al año en que los enajene. Debe conservar estos registros para calcular cualquier deducción por depreciación, amortización o agotamiento y para calcular la ganancia o pérdida cuando venda o disponga de la propiedad.

Si recibió un bien en un intercambio no imponible, su base en ese bien es la misma que la base del bien que entregó, incrementada por cualquier dinero que haya pagado. Debe conservar los registros de la propiedad antigua, así como de la nueva, hasta que expire el plazo de prescripción del año en el que se deshaga de la nueva propiedad.

¿es necesario conservar copias impresas de los recibos?

El artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, o Ley General Tributaria, establece el deber de los empresarios y profesionales de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y de conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con su obligación de contribuir.

Asimismo, el Reglamento de los deberes de facturación establece que los siguientes documentos deben conservarse de forma ordenada, con su contenido original, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria:

Igualmente, este deber obliga a los empresarios o profesionales inscritos en alguno de los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a los no clasificados como empresarios o profesionales pero que estén obligados a tributar por el Impuesto sobre el Valor Añadido, aunque en este último caso sólo comprenderá las facturas recibidas y las copias o datos electrónicos de las facturas emitidas.

Los distintos documentos, en papel o en formato electrónico, se conservarán por cualquier medio que permita al obligado garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso inmediato a los mismos por parte de la Agencia Tributaria, salvo por causas debidamente justificadas. Este deber podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos.

Cómo llevar un registro de ventas

Dado que la carga de la prueba recae en usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.

Si está deduciendo las comidas y el entretenimiento, es aún más complicado. Es posible que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de qué hablaron (en realidad, el IRS quiere saber si hablaron de negocios).

Si deduces muchos gastos por debajo de los 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.

El IRS dice que necesitas mantener tus registros “tanto tiempo como sea necesario para probar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos”. En general, esto significa que necesitas conservar tus registros fiscales durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que sea posterior).

Digamos que presentó su declaración de impuestos de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que conservar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.

Tiempo de conservación de los registros de la empresa

Adicionalmente, el Decreto Ejecutivo establece que los registros contables deben ser elaborados conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y deben ser refrendados por un Contador Público Autorizado de la jurisdicción correspondiente donde se elaboren dichos registros.

Los registros contables deberán ser enviados con la certificación requerida en su país, que garantice la impresión de la información y considere admisible el sistema contable utilizado para dichos registros.

Cabe mencionar que el Agente Residente tiene la obligación de conocer la ubicación física donde se encuentran los registros contables y tener todos los datos de contacto de los mismos. En el caso de que dicha información sea requerida por la Entidad Tributaria, y no pueda ser facilitada, el Agente Residente tendrá la obligación de renunciar a su condición de Agente.